Una policy è una dichiarazione d’intenti.
Un Sistema di Gestione (SG) è l'insieme di regole, procedure, risorse e processi definiti da un'azienda per raggiungere obiettivi specifici. E’ un sistema operativo, che trasforma gli impegni in azioni misurabili, definendo ruoli e responsabilità.
Questo garantisce che la parità di genere o la responsabilità sociale siano integrate nel DNA aziendale e non dipendano da iniziative isolate.

La certificazione non è solo un attestato di conformità, ma uno strumento strategico che permette di migliorare la reputazione e il valore del brand verso consumatori, investitori e partner commerciali. L’implementazione di un sistema di gestione aiuta a ridurre i rischi operativi identificando in maniera preventiva potenziali criticità nei processi aziendali e contribuisce a creare un ambiente di lavoro più inclusivo e sicuro, aumentando la soddisfazione e la produttività dei lavoratori.

L’iter iniziale si articola in due fasi:

• Stage 1: Verifica sul campo della pianificazione del sistema di gestione e delimitazione del campo di applicazione.
• Stage 2: Audit sul campo per verificare l’efficacia del sistema tramite l’analisi dei dati e della realtà aziendale (raccolta evidenze oggettive) e il dialogo diretto con il personale.

Prima dello stage 1, è prevista una fase di implementazione interna, svolta in autonomia dall’azienda e, se richiesto, testata attraverso un pre-audit.
Le tempistiche che intercorrono tra le due fasi possono variare in base alla maturità del sistema aziendale, ed ai tempi di implementazione delle azioni correttive e di miglioramento individuate dall’organizzazione per rispondere alle problematiche emerse in stage 1. Al termine delle suddette fasi si riunisce un comitato tecnico indipendente che analizza i risultati dell’audit e decide in merito al rilascio del certificato.

L’organizzazione deve aver formalizzato una politica approvata dall’Alta Direzione, definito ruoli e responsabilità chiare per la gestione del sistema e condotto almeno un ciclo completo di audit interni e un Riesame della Direzione/Revisione Periodica. È inoltre fondamentale disporre di informazioni documentate che dimostrino la conformità ai requisiti (es. registrazioni di formazione, istruzioni, procedure, monitoraggio performance, valutazione dei rischi, ecc).

La certificazione ha validità triennale. Per garantirne il mantenimento, l’organismo di certificazione esegue audit di sorveglianza periodici (annuali o semestrali).

La direzione ha la responsabilità ultima dell’efficacia del sistema di gestione.
Deve dimostrare leadership e impegno definendo la politica aziendale, assicurando la disponibilità delle risorse necessarie, quali budget e personale, comunicando l’importanza del sistema e conducendo regolarmente il Riesame della Direzione per valutare i risultati ottenuti e pianificare miglioramenti.

Sono scostamenti rispetto ai requisiti della norma, individuati dall’auditor in sede di audit e classificati per gravità: Minore, Maggiore o Critica. Per ogni NC, l’organizzazione deve eseguire una “Root Cause Analysis” per evitare che il problema si ripeta. Deve quindi predisporre un piano di azioni correttive che venga approvato dall’organismo di certificazione e la cui efficacia sarà verificata in sede di audit successivi o tramite verifiche supplementari. Le NC più gravi possono sospendere la certificazione fino alle presentazione dell’azione correttiva, o impedire il rilascio della certificazione.

I lavoratori sono partecipanti attivi all’audit e il loro coinvolgimento è un elemento imprescindibile. Gli auditor conducono interviste confidenziali senza la presenza del management per verificare la reale consapevolezza del personale e assicurarsi che le procedure aziendali corrispondano alla realtà vissuta dal personale.

Sì, è previsto un processo di trasfer tra organismi accreditati. Il nuovo organismo analizza i rapporti degli audit precedenti e conduce una verifica on-site per assicurare che il sistema sia efficace. Nel caso di presenza di NC gravi (critiche o maggiori) occorre iniziare un nuovo iter di certificazione (stage 1 e stage 2)

L’indipendenza è garantita da rigorosi regolamenti tecnici: l’organismo deve operare in modo obiettivo e indipendente, identificando e mitigando ogni potenziale conflitto di interesse. Chi effettua la verifica non può aver fornito consulenza all’azienda negli ultimi due/tre anni. Inoltre, le decisioni finali sulla certificazione sono prese da un comitato o una persona diversa da chi ha condotto l’audit in campo.